Las sociedades tienen una serie de obligaciones mercantiles que llevar a cabo en el transcurso de su actividad. En este post, resumiremos algunas de las obligaciones más importantes que una sociedad tiene, su referencia normativa y los plazos asociados al cumplimiento de dichas obligaciones.

En su mayoría, estas obligaciones mercantiles, están recogidas en el Código de Comercio y en la Ley de Sociedades de Capital.

Contabilidad y Cuentas anuales

Las sociedades mercantiles, tienen la obligación de llevar al día sus cuentas, a través de una contabilidad, esta contabilidad se traduce en tener un libro diario, libro de inventario, balances entre otros libros, donde se registran la información relevante y las operaciones realizadas por la sociedad en el ejercicio de su actividad.

Todo lo anterior, viene especificado en el Artículo 25.1 del Código de Comercio:

“Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”

Las normas relacionadas con los registros contables que una sociedad debe aplicar son en función de la naturaleza y actividad de la entidad. Para saber qué Plan Contable aplica a la entidad puedes visitar el post Tipos de Planes Generales Contables donde encontrarás un enlace directo a éstos.

Presentación y Depósito de las Cuentas Anuales

Las sociedades se deberán presentar y depositar, en el registro mercantil de su domicilio social las cuentas anuales correspondientes al ejercicio de su actividad. En el post sobre el Depósito de Cuentas Anuales, detallamos esta obligación.

Las Cuentas anuales comprenden la siguiente información:

  • Balance de situación.
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
  • Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
  • Estado de Flujos de Efectivo (en su caso).
  • Memoria.
  • Informe de Gestión (en determinados casos).

Además, estas cuentas anuales, podrían presentarse en formato abreviado si se cumplen una serie de requisitos. Estos requisitos o límites se explican en el post Límites para la presentación de cuentas anuales abreviadas.

La obligación de presentación y depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil viene recogida en los siguientes artículos:

Artículo 279.1 de la Ley de Sociedades de Capital:

“Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o esta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.”

Artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil:

“Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación”

El plazo para la presentación de dichas cuentas, es de un mes después de la aprobación de las cuentas anuales por parte del órgano de gobierno de la entidad. Hay que tener en cuenta, que el plazo para la aprobación de las cuentas anuales comprende los 6 primeros meses posteriores al cierre del ejercicio. Este requerimiento viene especificado en el Artículo 164 de la Ley de Sociedades de Capital:

“La junta general ordinaria, previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.”

Si necesitas ampliar esta información, puedes ver nuestro post sobre la Aprobación de Cuentas Anuales.

Obligación de Auditoría de Cuentas

Adicionalmente, puede que la sociedad tenga que realizar auditoría de sus cuentas anuales si éstas superan al menos dos de los siguientes límites, durante dos ejercicios consecutivos, entre otros requerimientos, según está establecido en el art. 263 de la Ley de Sociedades de Capital:

a) Que el total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 euros.

b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros.

c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

Toda la información relacionada con estos límites, podrás encontrarla en el post límites de auditoría, donde se amplía la información de manera más detallada.

En caso de que la sociedad supere los límites o requerimientos establecidos en la norma, deberá nombrar a un auditor de cuentas independiente. Si necesitas saber en qué consiste una auditoría, puedes visitar el post ¿Qué es una auditoría de cuentas anuales?

Si quieres saber qué es un informe de auditoría y cuál es su contenido puedes encontrar información en el post Estructura del Informe de Auditoría de Cuentas Anuales.

Presentación de Libro de Actas

Las sociedades además deben de llevar un registro o libro de actas donde se hagan constar todos los acuerdos tomados en sus Juntas Generales. Este requerimiento se encuentra en el art. 26 del código de comercio:

“Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.”

El libro de actas deberá legalizarse anualmente, y el plazo para los libros de actas es de 4 meses desde el cierre del ejercicio.

Toda esta información más detallada, así como el contenido mínimo, estructura de los libros de actas y como se presentan, la podrás encontrar en el post sobre los Libros de Actas.

Presentación de Libro de Socios o Accionistas

Los libros de socios o accionistas, en función de si se trata de una sociedad limitada o anónima, es un documento donde se registran e identifican los titulares del Capital Social de una sociedad.

La normativa que establece la llevanza de estos libros está recogida en los artículos 104 y 116 de la Ley de Sociedades de Capital.

El plazo para la presentación de los libros de socios o accionistas, será solo cuando hubiera habido modificaciones durante el año en la titularidad del Capital Social de la entidad y deberá presentarse antes de que transcurran 4 meses desde el cierre del ejercicio.

Toda la información detallada sobre el contenido mínimo, estructura de los libros de socios o accionistas, así como saber cómo se presentan, la podrás encontrar en el post sobre los Libros de Socios, además, en el post ofrecemos unas plantillas de estos libros muy útiles.

Cabe destacar que estas son algunas de las obligaciones mercantiles requeridas en la normativa, sin embargo, existen otras más, como el depósito de libros contables, de libros de inventarios, entre otros, sin incluir claro está, las obligaciones fiscales relacionadas.

Si necesitas consultar la normativa mercantil vigente, puedes visitar el post sobre Leyes y Normas Mercantiles donde se incluyen enlaces a cada una de las normas relacionadas con cada tipo de entidad.

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