El Libro de Actas es un documento que contiene las actas de las reuniones que una entidad ha tenido desde que se constituyó. En este documento se registran todas las decisiones importantes que se toman para el funcionamiento de la sociedad. El Libro de Actas es uno de los libros obligatorios que deben tener las sociedades mercantiles.

El objetivo del Libro de Actas es llevar un registro de todas las decisiones que se han tomado en las Juntas Generales, Ordinarias y extraordinarias, y demás órganos que la sociedad ha celebrado.

Por lo tanto, es importante saber cómo hacer el Libro de Actas y mantenerlo, en este post te lo explicamos.


Obligaciones del Libro de Actas

La obligación de tener el Libro de Actas nace del artículo 26 del Código de Comercio :

Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

Por lo tanto, todas las sociedades mercantiles, deberán tener un libro de acta que recoja todos los acuerdos de las reuniones de los órganos de administración de la sociedad.

Además, las sociedades deben proceder a legalizar sus Libros de Actas en el registro mercantil, tal y como dice el artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil:

“1. La sociedad podrá llevar un libro de actas para cada órgano. 

2. Los libros de actas, que podrán ser de hojas móviles, deberán legalizarse por el Registrador Mercantil necesariamente antes de su utilización, en la forma prevista en este Reglamento. 

3. No podrá legalizarse un nuevo libro de actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiere denunciado la sustracción del mismo o consignado en acta notarial su extravío o destrucción.”


Contenido del Libro de Actas

El Libro de Actas recoge todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales, ordinarias y extraordinarias y demás órganos de la sociedad.

El contenido mínimo del Libro de Actas deberá ser:

  • La convocatoria de la reunión; incluirá, entre otras informaciones, el orden del día y otras informaciones sobre la convocatoria como quién convoca, el lugar, día y hora de la reunión, etc.
  • La constitución del órgano (como hemos dicho Junta General o Consejo de Administración); en esta constitución se detallará la composición de los comparecientes y, en su caso, sus cuotas.
  • Resumen de lo que se ha debatido.
  • Las intervenciones cuando el interviniente haya solicitado su constancia en el acta.
  • Los acuerdos adoptados.
  • Los resultados de las votaciones.

Contenido de las Actas

Cada una de las actas que conforman el Libro de Actas deben tener una información concreta que se corresponde con la siguiente:

  • Lugar y fecha de la celebración de la reunión, además de la forma en que ha sido convocada.
  • El orden del día, o lo que es lo mismo, los puntos que se van a tratar a lo largo de la junta convocada.
  • El número de participantes que han asistido, así como los representantes de los socios que no están presentes.
  • Un resumen que contenga los asuntos debatidos.
  • Los acuerdos alcanzados.
  • Cuál ha sido el resultado de las votaciones.
  • La aprobación del acta.

Además, para considerar válida el acta, ésta debe estar firmada por el presidente y el secretario.


¿Cómo se legaliza el Libro de Actas?

El tratamiento del Libro de Actas por la normativa y cómo ha de legalizarse es idéntico a los demás libros obligatorios.

El Libro de Actas debe legalizarse cada año, presentándose en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad.

Es obligatoria realizar la legalización de forma digital, a través del programa Legalia, que utiliza el Registro Mercantil para subir los documentos en diferentes formatos.

El siguiente enlace al programa Legalia podrás descargarlo gratuitamente junto con manuales muy útiles.


Plazo de legalización del Libro de Actas

El plazo para la legalización del Libro de Actas antes de 4 meses desde el cierre del ejercicio social de la sociedad.

Por lo tanto, si la sociedad tiene su cierre el 31 de diciembre, tiene hasta el 30 de abril para legalizar su libro de Actas.


¿Quién tiene acceso al Libro de Actas?

Cualquier propietario podrá consultar el libro con total libertad. Además, cualquier socio o cualquier persona asistente a la reunión pueden conseguir, en cualquier momento, certificación de las actas y de los acuerdos de las juntas generales.


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