Muchas son las dudas sobre ¿quién está obligado de depositar Cuentas Anuales en el Registro Mercantil?, ¿qué documentos se deben presentar? ¿dóndes debemos hacerlo?, en este post intentamos dar respuestas a estas preguntas.

Pero, antes de nada, consideramos importante comentar que la obligación de presentar o depositar Cuentas Anuales tiene por objeto la transparencia y el acceso a la información económica y financiera de las sociedades.

Una vez dicho esto, pasamos a responder a una serie de preguntas que consideramos importantes sobre la obligación de presentar cuentas anuales den el Registro Mercantil

¿Qué sociedades deben presentar Cuentas Anuales en el Registro Mercantil?

Las sociedades que tienen obligación de presentar Cuentas Anuales en el Registro Mercantil mientras no se haya disuelto según el artículo 329.1 del Reglamento del Registro Mercantil, son las siguientes:

  • Las sociedades anónimas,
  • Las sociedades de responsabilidad limitada,
  • Las sociedades comanditarias por acciones,
  • Las sociedades de garantía recíproca,
  • Y en general cualquier empresario que en virtud de disposiciones vigentes estén obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales.

¿Quién y cuándo se deben depositar las Cuentas Anuales?

Es el Órgano de Gobierno de la Sociedad, el responsable de la elaboración, formulación y presentación de las Cuentas Anuales. La Certificación de la aprobación de las Cuentas, dependerá de dicho Órgano de Gobierno, y más concretamente:

  • Cuando sea un Administrador Único, el Administrador Único.
  • Cuando sean Administradores Solidarios, bastará con la firma de uno de ellos.
  • Cuando sean Administradores Mancomunados, serán los dos si se trata de una Sociedad Anónima, los que marquen los estatutos en el caso de Sociedades de Responsabilidad Limitada.
  • Finalmente, en el caso de Consejo de Administración, el secretario o vicepresidente con el visto bueno del presidente o vicepresidente.

Según el Artículo 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil y el 279 de la Ley de Sociedades de Capital, las Cuentas Anuales deberán presentarse dentro del mes siguiente a la fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban, siendo el cómputo del mes de fecha a fecha, es decir, si la Junta se celebra el 25 de junio, el último día para presentar las cuentas sería el 25 de julio.

Se presentarán para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social de la sociedad.

¿Qué documentos componen las Cuentas Anuales?

Las Cuentas Anuales son aquellos documentos que recogen la información financiera de una empresa. Su finalidad es mostrar la imagen fiel del patrimonio de la empresa y de la situación financiera. Se elaboran cada 12 meses.

Existen tres tipos de Cuentas Anuales:

  • Cuentas Anuales Normales. Todas las sociedades deberán presentar cuentas anuales normales, excepto aquellas que puedan presentar abreviadas o pymes. Dichas cuentas comprenden:
    • Balance de situación.
    • Cuenta de Pérdidas y Ganancias (PyG).
    • Estado de Cambio en el Patrimonio Neto (ECPN).
    • Estado de Flujos de Efectivo (EFE).
    • Memoria.

Por otro lado, y aunque no formen parte de las cuentas anuales, las empresas que formulen cuentas anuales normales, deberán de presentar el Informe de Gestión.

  • Cuentas Anuales Abreviadas. La diferencia con las normales está en una mayor simplicidad. Dichas cuentas comprenden:
    • Balance de situación abreviado
    • Cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviada.
    • Memoria abreviada.
  • Para poder presentar Cuentas Anuales Abreviadas, las sociedades deberán cumplir durante dos años consecutivos al menos dos de los siguientes requisitos, entre otros:
    • Que el total de Activo < 4.000.000 euros.
    • Que el Importe Neto de la Cifra de Negocio <8.000.000 euros.
    • Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio < 50.

Para determinar si la entidad puede presentar cuentas anuales abreviadas, recomendamos leer el post que trata sobre las memorias normales y abreviadas.

  • Cuantas Anuales Pymes. Las sociedades que se puedan acoger al Plan General Contable para Pymes.
    • Que el total de Activo < 2.800.000 euros.
    • Que el Importe Neto de la Cifra de Negocio <5.700.000 euros.
    • Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio < 50.

¿Qué documentos se deben presentar en el Registro Mercantil?

Ahora bien, ¿es esta toda la documentación que deben depositar las entidades cuando presentan en el Registro Mercantil? La respuesta es sencilla, NO. Además de las Cuentas Anuales y el Informe de Gestión comentados anteriormente, se debe presentar en el registro, la siguiente documentación:

  • Instancia de Presentación.
  • Hoja de Datos Generales de Identificación.
  • Certificación de aprobación de cuentas con los acuerdos de la junta de socios.
  • Declaración de identificación del Titular Real.
  • Informe Medioambiental.
  • Informe de Acciones/Participaciones Propias.
  • Documento sobre Servicios a Terceros.

Sanciones por la NO presentación de las Cuentas Anuales

El incumplimiento de presentar Cuentas en el Registro puede suponer el cierre registral o la imposición de sanciones a la sociedad.

En el caso del cierre registral, si transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio social al que se refieren las cuentas anuales no se hubieran presentado, se produce el cierre de la hora registral de la sociedad para la inscripción de actos y documentos de la sociedad. Como excepción a esta regla, sí que podrán inscribir:

  • El cese del administrador,
  • Una revocación de poderes,
  • La disolución de la sociedad y
  • El nombramiento de liquidadores.

Por otro lado, según el artículo 283 Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital la sociedad infractora puede ser objeto de una sanción administrativa consistente en una multa por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas de 1.200 a 60.000 euros, según la dimensión de la sociedad. Estas sanciones podrían alcanzar los 300.000 euros para aquellas sociedades cuya facturación sea superior a los seis millones de euros.

Novedades del 2021

El Gobierno aprobó el pasado 12 de enero de 2021, el Real Decreto2/2021 por el que se aprueba el Reglamento que desarrolla la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas.

Este Real Decreto en su Disposición adicional undécima nos habla del Régimen sancionador del incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas. En concreto habla de los criterios para determinar el importe de la sanción establecida en la Ley de Sociedades de Capital y dice que, “la sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria”

Esto se puede interpretar como un paso más para obligar a las sociedades que no presentas cuentas anuales a que lo hagan.

Además, si quieres ver ejemplos de formulación, aprobación y depósito de cuentas anuales según el tipo de sociedad, el órgano de gobierno y fecha de cierre, puedes entrar en el post Ejemplos de Formulación, Aprobación y Depósito de Cuentas .

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