Facturas pendientes de recibir
En este post conoceremos cómo se contabilizan las facturas pendientes de recibir.
Cuando se nos entrega un bien o recibimos un servicio, el proveedor nos emite una factura que nuestro departamento de administración debe contabilizar y pagar según condiciones pactadas.
¿Pero qué pasa si no hemos recibido la factura y ya se nos han entregado el bien o hemos recibido el servicio y debemos cerrar nuestra contabilidad? En ese caso, y como veremos con ejemplos más adelante, deberíamos registrar un gasto al debe y una deuda al haber dentro del pasivo por facturas pendientes de recibir.
Principio de devengo
¿Porque debemos llevar a cabo la contabilización de una factura pendiente de recibir? En nuestro post sobre los Principios Contables decimos que la contabilidad se basa en seis principios que ayudan a tener un criterio común. Dichos principios son el principio de prudencia, el de importancia relativa, el de uniformidad, el de empresa en funcionamiento, el de no compensación, y el que nos afecta a nosotros, el principio de devengo.
El principio de devengo viene definido por el PGC de la siguiente manera:
“Los efectos de las transacciones o hechos económicos se registrarán cuando ocurran, imputándose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro”
En definitiva, los ingresos y gastos deben contabilizarse en el periodo en el que se devengan o se generan independientemente de cuándo se produzca el cobro o el pago.
Hay que recalcar que este principio debe aplicarse obligatoriamente, y en caso de auditarse las cuentas anuales, es un principio al que hay que prestar especial atención.
Cuentas contables relacionadas con facturas pendientes de recibir
Por un lado, tenemos la cuenta 4009 llamada Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar que se encuentra dentro del Grupo 4 Acreedores y Deudores por operaciones comerciales. Esta cuenta se utiliza cuando se realizan compras de mercaderías que posteriormente se van a vender o que se van a utilizar para fabricar otros productos. La contrapartida a utilizar son cuentas del grupo 60.
Por otro lado, tenemos la cuenta 4109 llamada Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar, y que, como bien indica el nombre de la cuenta, se utiliza cuando se presta un servicio. En este caso la contrapartida habitual se corresponde a cuentas del grupo 62 o 607.
Anticipo de proveedores
Es importante que diferenciemos las facturas pendientes de recibir de los anticipos de proveedores. En el caso de los anticipos de proveedores se realiza un pago por adelantado, pero todavía no se nos ha entregado el bien o no hemos recibido el servicio.
En este caso, al debe contabilizaremos (en una cuenta 407) el importe del anticipo que quedará registrado en el epígrafe de Existencias dentro del balance, y al haber una salida de tesorería (cuenta 572).
Ejemplos de Facturas pendientes de recibir
A continuación, incluimos dos ejemplos que nos ayudarán a entender mejor cuándo deben contabilizarse facturas pendientes de recibir:
La sociedad “AA” compra mercancía por un importe de 120.000 €, sin incluir los correspondientes impuestos. La mercancía entra en el almacén el 28 de diciembre de X0, quedando el registro del albarán de entrada. La factura es recibida por la entidad con fecha 4 de enero del X1, y el cierre del ejercicio de la sociedad “AA” es el 31 de diciembre del X0. La factura, una vez recibida, es pagada con fecha 10 de enero de X1.
En este ejemplo realizaremos los asientos de contabilización de la compra, recepción de la factura y asiento de pago de la misma.
Datos:
| Concepto | Importe |
| Compra de Mercaderías | 120.000,00 € |
| Fecha de recepción de mercancía | 28 de diciembre de X0 |
| Fecha de recepción de la factura | 4 de enero de X1 |
| IVA de la factura | 25.200,00 € |
| Fecha de cierre contable | 31 de diciembre de X0 |
| Fecha de pago de la factura | 10 de enero de X1 |
La mercancía se recibe el 28 de diciembre de X0, fecha en la que realizaremos el siguiente asiento:
| CUENTA | TÍTULO | DEBE | HABER |
| 600 | Compra de mercaderías | 120.000,00 | |
| 4009 | Proveedores, facturas pendientes de recibir | 120.000,00 |
A la recepción de la factura el 4 de enero del X1, realizaremos el siguiente asiento:
| CUENTA | TÍTULO | DEBE | HABER |
| 4009 | Proveedores, facturas pendientes de recibir | 120.000,00 | |
| 472 | H. Pública, IVA Soportado | 25.200,00 | |
| 400 | Proveedores | 145.200,00 |
Una vez recibida y contabilizada la factura, y cumpliendo con las condiciones de pago acordadas por la sociedad, realizaremos el siguiente asiento el 10 de enero del X1 una vez realizado el pago:
| CUENTA | TÍTULO | DEBE | HABER |
| 400 | Proveedores | 145.200,00 | |
| 572 | Bancos | 145.200,00 |
Acreedores, facturas pendientes de recibir
La sociedad “AA” contrata los servicios de una sociedad que le presta asesoramiento externo por importe de 30.000 euros durante el mes de diciembre del X0. La factura es recibida por la entidad con fecha 8 de enero del X1. El cierre del ejercicio de la sociedad “AA” es el 31 de diciembre del X0. La factura es recibida el 8 de enero del X1 y pagada con fecha 24 de enero de X1.
En este ejemplo realizaremos el asiento de contabilización del gasto por la prestación del servicio, el asiento a la recepción de la factura y asiento de pago de la misma.
Datos:
| Concepto | Importe |
| Prestación de servicios | 30.000,00 € |
| Fecha de prestación del servicio | diciembre de X0 |
| Fecha de recepción de la factura | 8 de enero de X1 |
| IVA de la factura | 6.300,00 € |
| Fecha de cierre contable | 31 de diciembre de X0 |
| Fecha de pago de la factura | 24 de enero de X1 |
El servicio, tal y como hemos comentado en el enunciado, se presta durante el mes de diciembre del ejercicio X0. Por lo tanto, se ha devengado un gasto que debemos contabilizar antes del cierre del ejercicio (es decir, antes del 31 de diciembre de X0), y aunque no se haya recibido la factura:
| CUENTA | TÍTULO | DEBE | HABER |
| 623 | Servicios de profesionales independientes | 30.000,00 | |
| 4109 | Acreedores, facturas pendientes de recibir | 30.000,00 |
Cuando recibimos la factura, realizaremos el siguiente asiento:
| CUENTA | TÍTULO | DEBE | HABER |
| 4109 | Acreedores, facturas pendientes de recibir | 30.000,00 | |
| 472 | H. Pública, IVA Soportado | 6.300,00 | |
| 410 | Acreedores por prestación de servicios | 36.300,00 |
Finalmente, y según condiciones pactadas con el acreedor, contabilizaremos el pago de la factura:
| CUENTA | TÍTULO | DEBE | HABER |
| 410 | Acreedores por prestación de servicios | 36.300,00 | |
| 572 | Bancos | 36.300,00 |
Como se puede ver en estos ejemplos, independientemente de cuando se reciba la factura, el gasto queda contabilizado en el ejercicio en el que se recibe la mercancía o nos prestan el servicio, atendiendo al principio de devengo contable . De esta manera, todos los gastos quedan en el ejercicio en el que ocurren.
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