La posibilidad de que los informes de auditoría pudieran ser firmados con firma electrónica se planteó en la Consulta 3 – BOICAC 120/diciembre 2019 realizada al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).

En este post trataremos de explicar la naturaleza de la firma digital en los informes de auditoría y también como conseguir que la firma digital sea válida en caso de obtener una versión en formato físico del documento firma

¿Tiene validez la firma electrónica en los Informes de Auditoría?

La cuestión planteada al ICAC que hemos mencionado, se hacía referencia a si el Informe de Auditoría debe firmarse obligatoriamente de manera manuscrita o puede firmarse electrónicamente, y en este caso si el régimen aplicable previsto en la normativa reguladora de la actividad de la auditoría y responsabilidad es la misma.

Teniendo en cuenta la argumentación plantea en dicha consulta, se concluye que “el informe de auditoría de cuentas puede ser firmado indistintamente de forma manuscrita o electrónica por los auditores de cuentas y en la forma exigida por la normativa reguladora de la actividad de auditoría de cuentas, sin que la normativa reguladora de la actividad especifique nada en cuanto al tipo de firma a emplear ni, por tanto, si impida utilizar cualquiera de estas”.

La consulta concluye por lo tanto, que se pueden utilizar indistintamente la firma manuscrita o la firma electrónica, eso sí, siempre que la firma electrónica cumpla las condiciones y características exigidas en la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, de firma electrónica reconocida al ser ésta la única que tiene la misma validez que puede tener la firma manuscrita, tanto en los supuestos de auditores de cuentas personas físicas, como en los de sociedades de auditoría en los que deberá firmar el auditor o auditores principales responsables designados por la sociedad.

En el caso de actuación conjunta de auditores, el documento puede ser igualmente firmado al mismo tiempo por dos firmantes diferentes utilizando una aplicación informática que lo permita.

Tipos de firmas electrónicas

La ley establece tres tipos de firmas electrónicas:

  1. Simple.
  2. Avanzada.
  3. Cualificada o reconocida.  Destacamos del artículo 3, que hace referencia a la firma cualificada, lo siguiente:

“Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”.

“La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel”.

Por lo tanto, la firma cualificada (reconocida), es el equivalente a la firma manuscrita de un auditor de cuentas que figura en un informe de auditoría.

Firma electrónica reconocida

La firma electrónica reconocida es un conjunto de datos electrónicos que están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones principales son:

  • Identificar al firmante.
  • Asegurar la integridad del documento firmado, siendo el documento firmado igual al original.
  • Asegurar el no repudio del documento firmado. Los datos del firmante son únicos.

Además, la firma electrónica reconocida deberá:

  • Contar con un tercero de confianza.
  • Debe de ser generada con un dispositivo seguro de creación de firma, no el ordenador.

Validación de firmas y certificados electrónicos (VALIDE)

La validación de la firma solo se podrá verificar por medio del propio documento en la opción de propiedades de la firma.

En caso de que el archivo se imprima, la imagen de la firma electrónica no le da validez. La administración electrónica ha puesto a disposición de los ciudadanos los servicios de validación de certificados y firmas digitales a través del portal VALIDe.

Una vez validado, ya se puede imprimir la versión en papel del documento firmado digitalmente al ser la versión imprimible del archivo digital. A esta versión imprimible del archivo se ha de acompañar la impresión del archivo donde conste la firma digital realizada.

Si quieres realizar una consulta o solicitar presupuesto, contacta con un auditor profesional del equipo de Audágora Auditores, estaremos encantados de atenderte y te responderemos con la mayor brevedad posible.