Las cuentas anuales de una entidad comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, y en su caso cuando proceda, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.

Por otro lado, y aunque no formen parte de las cuentas anuales, las empresas que formulen cuentas anuales normales, deberán de presentar el Informe de Gestión.

Estos documentos forman una unidad, y deberán mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación económica y financiera de la Entidad.

Habrá que identificar de forma clara y en cada documento su denominación, la entidad a que se corresponde y el ejercicio al que se refieren.

Además, las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de 12 meses, salvo en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre social o disolución.

Las cuentas anuales se elaborarán expresando sus valores en euros, no obstante lo anterior, podrán expresarse los valores en miles o millones de euros, debiendo indicarse esta circunstancia en las cuentas anuales.

Plazo para la Formulación de las Cuentas Anuales

El plazo de formulación de las cuentas anuales de la entidad se establece, según el Art. 253 de la Ley de Sociedades de Capital, en tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social.

Para esa fecha, deberán estas las cuentas formuladas. Normalmente, si el ejercicio social termina el 31 de diciembre de 202X, la fecha límite para la formulación de las cuentas sería el 31 de marzo de 202X+1.

Quien debe formular las Cuentas Anuales

Serán los Administradores de la Entidad son los que están obligados a formular las cuentas anuales.

Por lo tanto, según lo establecido en el Art. 253 de la Ley de Sociedades de Capital, si faltara la firma de alguno de los administradores, se señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa. Es decir, se deberá explicar la causa que justifique que dicho administrador no haya podido firmar los documentos.

Además, el Plan General contable lo expresa como sigue:

“Las cuentas anuales deberán ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de tres meses, a contar desde el cierre del ejercicio. A estos efectos, las cuentas anuales expresarán la fecha en que se hubieran formulado y deberán ser firmadas por el empresario, por todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales, o por todos los administradores de la sociedad; si faltara la firma de alguno de ellos, se hará expresa indicación de la causa, en cada uno de los documentos en que falte.”

En resumen, dependiendo del tipo de órgano de administración, estas serán las personas obligadas a formular las cuentas:

  • Administrador Único: El obligado será el mismo administrador.
  • Administradores Solidarios: Los obligados son ambos administradores.
  • Administradores Mancomunados: Los obligados son ambos administradores.
  • Consejo de Administración: Serán todos los consejeros los obligados a formular las cuentas anuales.

Como se comenta anteriormente, para evitar las dudas o inseguridades que puedan surgir, debido a que un administrador o consejero no firme las cuentas anuales, la norma establece que se debe explicar el motivo, ya sea por motivos personales o por una discrepancia. El conocimiento de la causa influirá en las decisiones basadas en dicha información, de ahí la importancia de todas y cada una de las firmas.

Aprobación de las Cuentas Anuales

Una vez formuladas las cuentas anuales, la entidad dispondrá de 3 meses desde la fecha de formulación de las cuentas anuales para aprobarlas. Si quieres indagar más en el procedimiento de aprobación de las cuentas anuales, puedes entrar en el siguiente post sobre la aprobación de cuentas anuales. 

Tras las formulación y aprobación de las cuentas anuales de la entidad, éstas deberán depositarse en el registro mercantil. Te recomendamos este post sobre como realizar el depósito de las cuentas anuales en el registro mercantil.

Además, si quieres ver ejemplos de formulación, aprobación y deposito de cuentas anuales según el tipo de sociedad, el órgano de gobierno y fecha de cierre, puedes entrar en el post Ejemplos de Formulación, Aprobación y Depósito de Cuentas.

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